Si tu sitio web tiene una newsletter, probablemente ya sepas que necesitas el consentimiento de cada suscriptor. Lo que menos se explica es por qué el proceso de doble consentimiento se ha convertido en el estándar, y cómo implementarlo sin errores.
¿Por qué no basta un simple formulario?
Un formulario de suscripción sencillo no permite demostrar, ante una reclamación, que la dirección de correo introducida pertenece realmente a la persona que dice haberla suscrito. Cualquiera podría introducir el correo de otra persona sin su conocimiento.
Cómo funciona el doble consentimiento
Tras rellenar el formulario, se envía automáticamente un correo de confirmación a la dirección indicada. Solo cuando la persona hace clic en el enlace de ese correo, la suscripción se activa definitivamente. Este proceso confirma que la dirección es válida y que su titular ha dado su consentimiento de forma inequívoca.
Qué registrar durante el proceso
Es recomendable guardar la fecha, la hora y la dirección IP tanto del momento en que se rellenó el formulario como del momento en que se confirmó la suscripción. Estos datos no sirven para enviar la newsletter, sino como prueba de que el consentimiento se obtuvo correctamente.
El proveedor de envío, un encargado del tratamiento
Salvo que envíes la newsletter manualmente desde tu propio servidor, seguramente uses un proveedor especializado. Este proveedor trata el correo electrónico de tus suscriptores por tu encargo, y debe estar cubierto por el correspondiente contrato de encargo del tratamiento.
La baja debe ser igual de fácil que el alta
Todo envío debe incluir un enlace de baja visible y funcional. Complicar el proceso de baja, por ejemplo obligando a iniciar sesión o a escribir un correo, va en contra de la buena práctica y puede generar reclamaciones.
Un ejemplo listo para adaptar
Si necesitas texto ya redactado para esta sección, revisa nuestro ejemplo de política de privacidad para newsletter, centrado precisamente en este proceso.
Segmentación y personalización
Si divides tu lista de suscriptores por intereses o comportamiento (por ejemplo, quién abre más correos o hace más clics), estás realizando un tratamiento adicional de perfilado ligero que conviene mencionar en la política, junto con la finalidad concreta de esa segmentación.
Frecuencia de envío, un compromiso implícito
Aunque no sea estrictamente un requisito del RGPD, indicar en el formulario de suscripción con qué frecuencia aproximada se enviará la newsletter reduce las bajas y las quejas por spam, y refuerza la idea de que el consentimiento se dio con información completa sobre lo que se estaba aceptando.
Listas importadas de otras fuentes
Nunca añadas a tu newsletter direcciones de correo obtenidas de otra lista, una tarjeta de visita o un evento presencial sin pasar por el proceso de doble consentimiento. Un consentimiento dado para un contexto (por ejemplo, una compra puntual) no se puede reutilizar automáticamente para un fin distinto, como el envío periódico de una newsletter.
Métricas de apertura y clics
La mayoría de proveedores de envío miden si un correo se abrió y qué enlaces se pulsaron. Esta información también son datos personales, aunque suelan tratarse de forma agregada. Menciona en la política que usas estas métricas y con qué finalidad, normalmente mejorar el contenido de futuros envíos.
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Términos relacionados: Consentimiento, Datos personales, Derecho de oposición.
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Fuente oficial: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).