Cuando la newsletter es el producto principal de un sitio web, su política de privacidad debe girar en torno a un único proceso: cómo se suscribe alguien, cómo se confirma esa suscripción y cómo puede darse de baja en cualquier momento.
El doble consentimiento como estándar
Un simple formulario de suscripción no basta para demostrar, ante una reclamación, que la persona dio realmente su consentimiento. Por eso el proceso de doble consentimiento (double opt-in) se ha convertido en el estándar de facto: tras suscribirse, se envía un correo de confirmación, y la suscripción solo se activa al hacer clic en el enlace incluido.
Qué registrar durante el proceso
Es habitual registrar la fecha, la hora y la dirección IP tanto de la suscripción inicial como de la confirmación. Estos datos no sirven para enviar la newsletter en sí, sino como prueba de que el consentimiento se otorgó correctamente, algo especialmente útil si alguna vez se cuestiona.
El proveedor de envío
Casi ninguna newsletter se envía directamente desde un servidor propio. Lo habitual es usar un proveedor externo especializado, que trata el correo electrónico por tu encargo y no debe utilizarlo con fines propios. Menciona el proveedor de forma explícita para que los suscriptores sepan quién procesa su dirección.
La baja debe ser sencilla
Todo envío debe incluir un enlace de baja claramente visible. Tras la baja, la dirección de correo debe eliminarse, salvo que exista una obligación legal de conservación, como el registro de bajas para evitar contactos no deseados posteriores.
Segmentación y métricas de apertura
Si divides tu lista por intereses, o simplemente mides quién abre cada envío y qué enlaces pulsa, estás realizando un tratamiento adicional de perfilado ligero. Menciónalo en la política, junto con la finalidad concreta: normalmente, mejorar el contenido de futuros envíos.
Listas importadas, siempre un riesgo
Nunca añadas a tu newsletter direcciones obtenidas de otra lista, una tarjeta de visita o un evento presencial sin pasar por el doble consentimiento. Un consentimiento dado en un contexto concreto, como una compra puntual, no se puede reutilizar automáticamente para el envío periódico de una newsletter: son finalidades distintas que requieren su propio consentimiento.
Frecuencia de envío como parte del consentimiento
Indicar en el propio formulario de suscripción con qué frecuencia aproximada se enviará la newsletter no es obligatorio, pero reduce las bajas y las quejas por spam, y refuerza la idea de que quien se suscribió sabía exactamente a qué se comprometía.
Este ejemplo, sección por sección
Más abajo encontrarás el ejemplo completo, con secciones dedicadas al doble consentimiento, al proveedor de envío y a la baja de suscripción, además de las cláusulas estándar sobre derechos y conservación de datos.
Crear tu propia versión con el generador →
Cómo adaptar este ejemplo para una newsletter
En pocos pasos conviertes el ejemplo de arriba en una versión con tus propios datos:
- Elige el ejemplo adecuado. Busca arriba el ejemplo que corresponda a tu tipo de sitio web, o empieza con el ejemplo general de esta página.
- Indica el responsable. Sustituye en la primera sección los datos de muestra por tu nombre o razón social, tu dirección y un correo electrónico de contacto.
- Elimina las secciones que no apliquen. Quita las secciones que no se den en tu sitio web, como el procesamiento de pagos si no tienes tienda propia, o los comentarios si no los permites.
- Añade tus propios servicios. Indica los nombres concretos de las herramientas que usas realmente, como tu proveedor de alojamiento, tu empresa de transporte o el servicio de envío de tu newsletter.
- Publica y mantenla actualizada. Enlaza la página terminada desde el pie de tu sitio web y actualízala en cuanto cambie algo en tu tratamiento de datos.